Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук

• I. Общие положения

• II. Организация хранения документов архивного фонда российской федерации и других архивных документов в архиве

  • Фондирование архивных документов

  • Организация архивных документов в пределах архивного фонда

  • Нефондовая организация архивных документов

  • Обеспечение сохранности архивных документов

  • Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

  • Требования к зданиям и помещениям архива

  • Требования к архивохранилищу

  • Нормативные режимы хранения архивных документов. Противопожарный режим

  • Охранный режим

  • Температурно-влажностный режим

  • Световой режим

  • Санитарно-гигиенический режим

  • Оборудование архивохранилища средствами хранения

  • Организация хранения архивных документов в архивохранилище

  • Общие требования к размещению архивных документов

  • Размещение архивных документов обособленного хранения

  • Размещение фонда пользования

  • Размещение учетных документов

  • Порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, полок. Ведение топографических указателей

  • Оформление ярлыков на первичных средствах хранения архивных документов

  • Проверка наличия и состояния архивных документов и организация розыска необнаруженных документов

  • Проверка технического и физико-химического состояния архивных документов. Выявление архивных документов с повреждениями материальных носителей и текстов

  • Выявление документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, и неисправимо поврежденных архивных документов. Снятие с учета неисправимо поврежденных архивных документов

  • Учет физического и технического состояния архивных документов

  • Физико-химическая и техническая обработка архивных документов

  • Общие требования к выдаче архивных документов из архивохранилища

  • Сроки выдачи архивных документов

  • Оформление выдачи архивных документов

  • Выдача фонда пользования

  • Выдача описей дел, документов

  • Контроль за сохранностью выданных архивных документов. Возвращение архивных документов в архивохранилище

  • Транспортировка и перемещение архивных документов

  • Выявление уникальных документов и особо ценных документов

  • Создание страхового фонда

  • Создание, комплект и состав фонда пользования

  • Проверка наличия и состояния, технический контроль страхового фонда и фонда пользования

  • Передача страхового фонда на специальное хранение

  • Страхование документов Архивного фонда Российской Федерации

  • Оформление временного вывоза документов Архивного фонда Российской Федерации за рубеж

  • Обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях

• III. Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве

  • Единицы учета архивных документов

  • Система учетных документов архива

  • Общие требования к учетным документам архива

  • Общие требования к учетным базам данных

  • Учет поступления и выбытия архивных документов

  • Учет уникальных документов и особо ценных документов

  • Учет секретных и рассекреченных архивных документов. Оформление рассекреченных дел

  • Учет архивных документов личного происхождения

  • Учет документов по личному составу

  • Учет дел, имеющих в оформлении драгоценные металлы и камни

  • Учет архивных документов, находящихся в частной собственности, принятых по договору на хранение в архив

  • Учет копий архивных документов на правах подлинников

  • Учет листов в деле, фотоотпечатков в фотоальбоме, единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов

  • Учет страхового фонда и фонда пользования

  • Учет музейных предметов и библиотечных фондов

• IV. Организация комплектования архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами

  • Источники комплектования архива

  • Списки источников комплектования архива

  • Порядок экспертизы ценности документов

  • Порядок приема архивных документов

  • Прием архивных документов от ликвидированных организаций

  • Передача архивных документов из архива в архив

  • Комплектование архивными документами из-за рубежа

  • Взаимодействие архива с источниками комплектования

• V. Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве

  • Доступ пользователей к архивным документам

  • Организация работы по рассекречиванию архивных документов

  • Справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат) к архивным документам

  • Общие требования к описанию архивных документов

  • Опись дел, документов

  • Путеводители

  • Каталоги

  • Указатели и обзоры

  • Автоматизированный НСА

  • Формы использования архивных документов

  • Порядок исполнения запросов пользователей

  • Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

  • Возвращение подлинников архивных документов

  • Обслуживание пользователей в читальном зале

  • Инициативное информирование пользователей. Подготовка выставок и публикаций архивных документов

• Приложение N 1. Форма акта о неисправимых повреждениях документов

• Приложение N 2. Форма акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны

• Приложение N 3. Форма листа-заверителя дела

• Приложение N 4. Форма листа использования документов

• Приложение N 5. Форма книги учета поступлений документов

• Приложение N 6. Форма списка фондов

• Приложение N 7. Форма описи дел постоянного хранения, составленной в архиве

• Приложение N 8. Форма годового раздела описи дел постоянного хранения организации

• Приложение N 9. Форма акта приема-передачи документов на хранение

• Приложение N 10. Форма акта приема на хранение документов личного происхождения

• Приложение N 11. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

• Приложение N 12. Форма акта о рассекречивании документов

• Приложение N 13. Форма архивной справки