Интеллектуальный поиск

Интеллектуальный поиск – основной инструмент по работе с системой, он поможет найти нужный документ по приблизительному названию, ключевой фразе, аббревиатуре или профессиональному сленгу строго по вашей тематике.

Для запроса нужно просто заполнить поисковое поле (доступно на Главной и любой другой странице системы) и нажать кнопку «Найти» или клавишу «Enter». Результат работы поиска представляет собой перечень информационных материалов, сгруппированных по разделам («Важные документы», «Все», «Нормы, правила, стандарты» и т. д.), соответствующим введенному запросу.

Атрибутный поиск

Поиск по атрибутам рекомендуется применять в следующих случаях:

• вы знаете атрибуты документа точно (один или несколько). Равным образом этот вид поиска удобен при поиске по диапазону значений того или иного атрибута (например, когда вы знаете приблизительную дату, часть номера документа);

• вы владеете информацией о значениях уникальных атрибутов документа (например, для «Образцов и форм» это атрибут «Код формы по ОКУД»);

• вам нужен документ с определенным статусом действия (например, недействующий документ);

• вы хотите осуществить поиск по комбинации различных атрибутов.

Для открытия окна поиска документов необходимо нажать кнопку «Поиск по атрибутам» и выбрать соответствующий ярлык.

Для запуска процесса поиска следует нажать кнопку «Найти». Поиск осуществляется по всем доступным видам информационных материалов. Результаты поиска отобразятся в виде статистики о количестве найденных документов по каждому виду информации.

Документы на контроле

Сервис «Документы на контроле» позволяет отслеживать изменения в тексте и статусе документов, которые вы постоянно применяете в своей деятельности.

Поставить документ на контроль можно через меню в открытом документе с помощью команды «Поставить на контроль». После того, как документ поставлен на контроль, в самом тексте документа появляется кнопка «Документ на контроле», а в списках документы, поставленные на контроль, сопровождаются пиктограммой. Документ, поставленный на контроль, автоматически включается в специальную папку пользователя «Документы на контроле».

При каждом обновлении системы выполняется проверка таких документов. Если документ на контроле изменился, то:

• изменяется вид гиперссылки «Документы на контроле» в блоке «Новое» на Главной странице. Рядом с гиперссылкой отображается количество изменившихся документов;

• в списке документов и в папке «Документы на контроле» у изменившегося документа меняется цвет пиктограммы с серого на красный;

• в окне для работы с документом у изменившегося документа кнопка «Документ на контроле» заменяется кнопкой «Документ содержит изменения».

Внимание! После просмотра информации об изменениях документ останется на контроле (повторно ставить на контроль не нужно), но будет отсутствовать уведомление о том, что документ изменился. При последующем появлении изменений в этом документе пиктограмма снова изменит цвет с серого на красный.

Снять документ с контроля, находясь в тексте документа, можно с помощью команды «Снять с контроля», а также можно удалить документ из папки пользователя «Документы на контроле». При снятии документа с контроля система выводит уведомление о том, что документ снят с контроля.