Нумерация документации филиала ООО

  Вопрос:

Как должна нумероваться документация филиала ООО, не выделенного на отдельный баланс (первичная, кадровая)? Нумерация авансовых отчетов в филиале должна быть сквозной с головным ООО?

  Ответ:

Действующим законодательством ведение внутреннего документооборота не регламентировано, поэтому каждая организация формирует документооборот самостоятельно, исходя из особенностей деятельности. Не устанавливает никаких особенностей касательно нумерации и ст.50 ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" от 08.02.98 N 14-ФЗ. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, а также ФЗ "О бухгалтерском учете" и соответствующими Положениями (например, План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкцию по его применению, "Бухгалтерская отчетность организации" и ПБУ 1/98 "Учетная политика организации", ПБУ 9/99 "Доходы организации", 10/99 "Расходы организации", 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль"). В соответствии с п.5 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/98) в составе учетной политики организации утверждаются в том числе и правила документооборота и технология обработки учетной информации. В различных документах, в том числе и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, неоднократно упоминаются график документооборота и необходимость его соблюдения. Однако как составляется такой график, какие требования предъявляются к его оформлению, в данных документах не разъяснено. На сегодня не отменено Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 года N 105, в котором изложен порядок организации документооборота. Так движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации. Контроль за соблюдением исполнителями графика осуществляет главный бухгалтер. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений. Вопрос о нумерации полностью отнесен на усмотрение организации, то есть он должен регулироваться внутренними документами общества.  Таким образом, орган управления организации должен утвердить Положение о правилах ведения документооборота организации, в котором установить график документооборота, порядок нумерации документов организации и иные вопросы, в том числе и организацию документооборота в филиалах ООО.