Порядок передачи документов в архив

  Вопрос:

Фирма решила сдать документы в архив. Куда лучше обратиться и кто несет ответственность в случае, если какие-то документы потерялись или ошибочно уничтожились (фирма или архив)? Есть ли госархивы, которые оказывают такие услуги?

    
  Ответ:

Если документов много и держать их негде, а срок хранения еще не истек, можно сдать их на хранение в архив - как государственный, так и частный. Чтобы передать документы в Росархив, достаточно заключить договор с его территориальным отделением. В договоре, правда, указывается, что работники архива вправе приходить на предприятие с проверками. Это, конечно, может насторожить - проверяющих у любой организации и без того хватает. Однако на практике таких случаев всего два. Во-первых, архивисты могут прийти по решению суда. Например, если в суд обратился бывший работник фирмы, отчаявшийся получить справку, подтверждающую его стаж. В этом случае сотрудники архива придут, чтобы выяснить, почему справка так и не была выдана и есть ли необходимые для ее составления документы. Во-вторых, архивисты могут появиться в организации и по приглашению экспертов из инспекции Минтруда, если те в ходе своей проверки выявят нарушения правил ведения кадровых документов. Однако в этом случае визит специалистов из архива будет только на пользу самой фирме: они просто укажут на недостатки в работе с документами и дадут советы, как их исправить. Есть и еще одно неудобство, вызванное сотрудничеством с архивом. Если вы сдали ему документы на хранение, придется смириться с тем, что уничтожить эти бумаги без разрешения сотрудников архива уже нельзя. На акте об уничтожении обязательно должна быть подпись архивного служащего. Взять себе на сохранение ваши документы может не только государство, но и частная фирма, имеющая соответствующую лицензию. При этом частные фирмы, как правило, оказывают услуги не только по хранению, но также и по уничтожению документов, срок хранения которых истек. В архив сдаются документы, срок хранения которых не истек. Отбор документов для сдачи в архив производит специальная постоянно действующая комиссия, которая оценивает ценность того или иного документа. В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. После сдачи дел в архив ответственность за сохранность документов возлагается на сотрудников архива.